【人工智能通识专栏】第十二讲：应用文写作
示例提问如下：【请根据以下信息生成一份会议纪要的框架，包含会议基本信息、主要讨论内容、决议事项、后续任务分工：时间9月10日，地点行政楼201，主持人周老师，议题为“大创项目推进方案”，参会人员课题组成员。申请书通常应包括以下要素：称呼对象、申请事项、陈述理由、提出请求、署名与日期，写作既要结构清晰、理由充分，又要语气诚恳、逻辑严谨。无论是日常事务、学术任务还是办公沟通，只要掌握一套清晰、实用、可
在上节中重点讲解了写作的一般流程，本节将聚焦不同应用场景下的典型应用文体。无论是日常事务、学术任务还是办公沟通，只要掌握一套清晰、实用、可迁移的写作方法，就能在DeepSeek协助下快速写出规范、得体、有逻辑的应用文稿。
4.3.1 个人场景写作
个人场景写作包括请假条、申请书、简历、推荐信等内容。这类写作多用于个人事务的沟通与表达，是传达请求、说明情况、展示能力的重要方式。
写作任务概述
个人事务类应用文主要用于传达具体请求、说明个人情况或展示个人能力，具有明确的目的导向与实用价值。虽然这类写作通常包含相对固定的要素和格式，但在多数场景中对格式的严格性要求并不高，重点在于信息清晰、目的明确、表达得体。
对于个人场景写作，DeepSeek可以提供全流程支持，不仅显著提升写作效率，也有助于把控文本的规范性与表达效果。为了便于高效构建写作请求，推荐采用“目的+对象+基本信息+具体要求”的结构化模板组织DeepSeek指令：
- 目的清晰：你希望达成什么写作目标？如申请请假、提交说明、提出请求等。
- 对象明确：这篇文字写给谁？如辅导员、宿管、社团负责人、人事主管等。
- 信息完整：提供必要的背景与事实信息，如时间、地点、事由、身份等关键信息。
- 要求具体：对特殊要求的说明，如“语气恳切”“格式规范”“不超过200字”等。
通过上述结构，既能帮助大语言模型快速理解任务意图，又能确保生成的文本符合预期，格式得体、重点突出。
请假条：目的明确，表达清晰
请假条是一种最常见的个人事务类应用文，通常用于因病、因事、因特殊原因无法参加课程或工作时，向学校或单位请假，说明具体情况并获得批准。
请假条通常应包括以下要素：称呼对象、请假原因、请假时间、联系方式、署名与日期，其语言特点是目的明确、表达清晰、内容简洁。
使用DeepSeek生成请假条的提问很简单，只要把要求和要素说清楚就可以了。示例提问如下：【我因感冒发烧需请假两天，请帮我写一份简洁的请假条给辅导员老师。】。DeepSeek起草的请假条如图4-7所示，对提问中缺漏的信息都以“XX”暂代。
图4-7：使用DeepSeek写请假条
申请书：理由充分，逻辑清晰
申请书是一种面向组织或机构表达个人请求、争取批准的正式文体，通常用于申请加入组织、参加活动、资格认定等。申请书通常应包括以下要素：称呼对象、申请事项、陈述理由、提出请求、署名与日期，写作既要结构清晰、理由充分，又要语气诚恳、逻辑严谨。
使用DeepSeek可以快速生成不同用途的申请书草稿，并进行优化、补全或调整风格。在提问时要注意要素完整、突出理由。
示例提问如下。【我因物理实验课时间与选修课时间冲突，需要向实验课周老师申请调换实验小组，请帮我写一份简洁的调课申请书。】。DeepSeek起草的申请书如图4-8所示，对提问中缺漏的信息都以“XX”暂代。
图4-8：使用DeepSeek写申请书
简历：面向需求，突出重点
简历（Resume）是个人在求职、实习、申请项目等情境中使用的自我推介性文书。它的目标是在有限篇幅内清晰、高效地展现自身的学历背景、技能特长、实践经验与发展潜力，以争取面试或资格审查的通过。
简历的基本要素通常包括：
- 基本信息：姓名、性别、出生日期、联系方式、学校/专业等；
- 教育背景：就读学校、专业、学位、起止时间、核心课程（可选）；
- 实践/实习经历：项目经历、实习单位、职务、职责与成果；
- 获奖与荣誉：奖学金、竞赛获奖、优秀个人称号等；
- 技能与特长：语言能力、办公/技术软件、科研技能、兴趣爱好；
- 自我评价（可选）：简洁、理性地总结个人优势。
个人简历的语言风格应简明扼要、逻辑清晰、重点突出，格式要求应排版整洁一致、信息分类明确、字体字号统一，建议控制在一页A4纸内。
使用DeepSeek等大语言模型，可以快速生成、优化并定制符合岗位需求的专业简历，让你的第一印象脱颖而出。
1. 根据原始素材，生成结构化简历草稿。示例提问如下，建议按上述简历的基本要素的来组织个人信息。
【请根据以下的个人信息帮我写一份中文简历：[个人信息]】
2. 针对不同需求和岗位定制化修改简历，示例提问如下。
【我要应聘**公司的数据分析岗位，请根据我的简历内容进行修改，突出与该岗位相关的技能和经历。】
个人事务类应用文写作的核心在于信息明确、表达得体，既要准确传达请求或说明情况，又要保持简洁和礼貌。DeepSeek能够从快速生成模板、优化理由表述、检查格式与语气等方面提供全流程的辅助，帮助你迅速完成高质量文稿，积累事务处理经验与文本表达的能力。
4.3.2 学习场景写作
学术场景写作指学习过程中用于记录、总结、表达和思考的各类文本，如读书笔记、实验报告、实习总结等内容。这类写作常见于学习与研究过程中，是记录学习成果、反思学习过程、展示学术能力的重要途径。
写作任务概述
学术场景类应用文主要用于记录学习过程、分析实践结果或总结课题体会，具有明确的知识导向与反思价值。这类写作虽然不同任务在写作结构和要求上存在差异，但通常遵循一定逻辑框架，对信息的完整性与语言的准确性有较高要求。
对于学习场景写作，DeepSeek可以提供从结构搭建、内容整理到语言优化的全流程协作，高效完成各类学术类文本的撰写。为了便于精准构建写作请求，建议使用“任务类型+内容主题+材料信息+输出要求”的结构化模板组织提问：
- 任务类型：你要完成什么类型的写作？如读书笔记、实验报告、课题总结等。
- 内容主题：主要围绕什么内容？如所读书名、实验项目名称、课题方向等。
- 材料信息：提供关键的背景材料或素材，如实验数据、阅读摘录、观察结果等。
- 输出要求：明确特定要求，如“语言客观”、“图表输出”、“数据分析”等。
使用这一结构化方式与DeepSeek协作，不仅能明确任务意图、理顺写作逻辑，还能提升整体文本的条理性、表达力与完成效率。有的任务复杂、内容繁多，可以通过分步骤提问将整个任务拆解成多个子任务来完成。
读书笔记
读书笔记是对阅读内容进行梳理、摘录和评价的记录，既能帮助记忆和复习，也有助于深化对内容的理解与思考。读书笔记的常见写作要点如下。
- 书目信息：书名、作者、出版信息等。
- 核心内容：主要观点、情节或研究结论的概述。
- 重点摘录：书中有代表性或启发性的原文引用。
- 阅读感想：对书籍内容的评价、启发与疑问。
- 个人反思：结合自身背景或学习目标提出的思考。
使用DeepSeek 辅助写作读书笔记，可以快速生成概要、优化表达和深化反思。
1. 快速生成内容概要：输入书名或内容摘录，要求DeepSeek帮助提炼主要内容和结构。示例提问如下。
【请根据附件的文章内容，概括文章的主题和情节，生成一篇读书笔记。】
【以下是我读书的摘录，请帮我整理出3个核心观点，每个观点用一句话解释。】
2. 优化表达与结构：要求DeepSeek整合零散笔记，使语言更流畅、更有逻辑性。示例提问如下。
【请将我上传的零散笔记整合成结构清晰、语言顺畅的课程笔记。】
3. 引导深入反思：要求DeepSeek根据书籍内容或个人观点反思问题，促进思考和观点深化。示例提问如下。
【我读完《乡土中国》，请帮我设计5个引导思考的反思问题。】
【我认为作者对城市化的评价过于乐观，请帮我写一段200字左右的读后感。】
通过结合“摘要整理 + 背景补充 + 观点反思”的方式，读书笔记不仅能记录读到的内容，还能够沉淀读后的思考，成为学习、写作和研究的重要素材库。
实验报告
实验报告是对实验过程及结果的系统记录与分析，旨在客观呈现实验的步骤、数据、结果和结论。
实验报告通常包括以下基本要素。
- 实验名称与目的：说明实验主题、研究问题及预期目标。
- 实验原理：简述实验所依托的理论基础、公式或假设。
- 实验材料与方法：列出所用的仪器、材料及具体操作步骤。
- 实验结果：通过数据表格、图表等形式呈现实验观测结果。
- 结果分析与讨论：解释数据规律，分析可能的误差来源及意义。
借助 DeepSeek辅助写作实验报告，可以快速生成框架、整理内容、分析数据、深入讨论。
1. 生成实验报告框架。DeepSeek根据实验主题生成结构化提纲，避免遗漏关键部分。
示例提问如下：【实验名称：酸碱滴定。请生成一份完整的实验报告提纲，包括各部分内容要点。】。DeepSeek起草的实验报告提纲如图4-9所示。
2. 整理实验步骤与数据。输入实验记录的文字与数据，要求DeepSeek按逻辑顺序梳理步骤，并用适当的形式呈现。示例提问如下。
【请将实验记录整理成“实验材料与方法”部分，实验步骤按时间顺序排列，以列表输出。】
3. 生成数据分析与图表说明。输入实验数据原始记录，要求DeepSeek生成规范的实验数据表格，并用简洁语言进行描述。示例提问如下。
【这是酸碱滴定实验的原始数据，请整理成表格输出，并用一段话分析结果、解释原因。】
4. 撰写结果分析与结论。提供实验内容与数据与，要求DeepSeek协助进行分析。示例提问如下。
【这是实验数据和背景说明，请帮我撰写一段结果分析，并给出结论与改进建议。】
【本实验的结论是“温度升高会加快化学反应速率”，请结合实验数据写一段200字左右的讨论，并提出一个后续研究建议。】
通过“结构化整理 + 数据分析 + 深度讨论”的方式，实验报告不仅能更完整地呈现实验成果，还能提升学术表达的规范性与逻辑性。
图4-9：使用DeepSeek生成实验报告提纲
实习总结
实习总结是对实习期间的工作内容、学习收获和问题反思的总结性文稿，旨在记录实践过程、评估成果，并为未来学习或职业发展提供参考。
实习总结通常包括以下基本要点。
- 基本信息：实习单位、岗位、时间、指导人等。
- 实习目的：阐明参加实习的目标与预期收获。
- 实习内容：按时间或任务分类，描述主要工作与实践环节。
- 实习成果：展示完成的项目、任务或取得的成绩。
- 总结与建议：总结经验教训，并对未来学习、工作提出建议。
借助 DeepSeek辅助写作实习总结，可以快速构建框架、整理内容、提炼成果。
1. 构建报告框架。DeepSeek可以根据实习时间、岗位和任务，快速生成符合规范的实习报告提纲。
示例提问如下：【我在**电商公司实习2个月，担任客服助理，请帮我生成一份实习报告，包含背景、工作内容、收获与建议等部分。】，DeepSeek起草的实习总结如图4-10所示。
2. 整理和充实实习经历：当你提供简要的工作记录或要点，DeepSeek可以整理为连贯的叙述、完整的内容。示例提问如下。
【以下是我每天的实习日志，请帮我归纳工作内容，整理成“实习内容”部分。】
【根据以下要点帮我扩写实习内容：我负责整理客户资料、协助翻译邮件、参与了2次产品推广会。】
3. 提炼成果与总结建议：根据原始记录基础提炼主要成绩与问题，并生成反思与建议。示例提问如下。
【请根据我的实习内容和成果，帮我写一段反思与改进建议。】
【请根据以下关键词帮我写实习体会：提升沟通能力、学会使用Excel数据分析、时间管理待加强。】
通过“结构化整理 + 充实内容+ 提炼总结”的方式，实习总结不仅能全面呈现实践过程与收获，还能提升职业表达的针对性与深度。
图4-10：使用DeepSeek生成实验报告提纲
学习场景类应用文写作的核心在于逻辑清晰、内容真实，既要确保信息准确，又要突出条理与分析。DeepSeek能够从搭建写作框架、整合资料内容、优化学术表达等方面提供全流程的辅助，帮助你高效完成学习科研写作任务，提高总结反思与学术表达的能力。
4.3.3 办公场景写作
办公场景写作包括通知发布、会议记录、事务总结、工作沟通等内容。这类写作常见于各类组织管理与职场沟通中，是提高工作效率、保障信息传达清晰的重要工具。
写作任务概述
办公场景类应用文广泛用于组织管理与工作沟通，具有高度的实用性与时效性。这类文本的核心目标是高效传递信息、明确行动要求、保障沟通效果。其写作不仅要求信息完整与逻辑清晰，还需兼顾格式规范与表达得体。
对于办公场景写作，DeepSeek可以从结构设计、内容提炼与语言优化等环节提供全流程支持，帮助快速生成规范、精准的办公文本。实际撰写时，可以按照“搭建框架 → 填充内容 → 调整优化”三个步骤完成。
- 搭建框架：明确写作任务与文体类型，规划整体结构布局，列出必要的核心要素。
- 填充内容：据既定框架组织关键信息，补充事实细节，确保内容完整且条理清晰。
- 调整优化：结合受众与使用场景，优化语气和措辞，检查逻辑衔接与格式规范。
通过这种结构化思路和范式，可以帮助DeepSeek精准理解写作意图，生成符合办公场景需求、表达规范清晰、结构逻辑合理的应用文。
通知写作
通知用于传达事项安排、规则变动或紧急信息，常见类型包括会议通知、活动安排、制度调整、节假日安排等。通知的写作要点是主题明确、信息完整、语言简洁、格式规范。使用DeepSeek辅助撰写会议通知，可以快速生成通知草稿、优化表达和规范格式。
1. 生成标准化会议通知模板。
DeepSeek可以根据会议主题、时间、地点、人员等关键信息，快速生成格式规范、结构清晰的会议通知。示例提问如下：【请帮我撰写“五一放假通知”，放假时间为5月1-5日，并安排调休，由总经办发文，对象为全体员工。】，DeepSeek起草的放假通知如图4-11所示。
2. 补充与明确关键信息。
当你只提供部分会议信息时，DeepSeek可以根据上下文提示，自动补齐必要要素，并优化语言，使通知内容简洁而不遗漏重要信息。示例提问如下。
【请根据如下要点生成会议通知：时间-7月10日上午9:00，地点-线上腾讯会议，主题-下半年工作规划，主持人-李经理。】
3. 适应不同发布场景的多版本输出。
在会议通知需要面向不同对象、通过不同渠道发布时，DeepSeek可以生成或转换多种风格或格式的通知文稿。示例提问如下。
【请生成两个版本的“停水通知”：简洁版本不超过50字，通过微信群发；正式版本包含停水原因、影响范围和恢复时间，通过网站发布。】
图4-11：使用DeepSeek生成实验报告提纲
总结与计划
总结与计划常用于定期梳理工作进展与展望，是职场中常见的周期性写作任务，如周报、月报。这类文稿既有回顾性，也有前瞻性。总结计划的写作要点是结构完整、内容简明、重点突出、语言简洁。
通过DeepSeek辅助撰写总结计划，可以帮助使用者快速整理思路、归纳要点，提升总结与规划的条理性和说服力。
1. 构建总结计划的框架。
DeepSeek可以根据岗位职责、工作内容和汇报对象，快速生成符合规范的总结计划框架。示例提问如下：【我是一名助理工程师，请帮我设计一份周总结与计划的模板。】，DeepSeek设计的周报模板如图4-12所示。
2. 提炼日常工作内容。
在工作总结时，DeepSeek可以根据工作记录或要点进行归纳与提炼。示例提问如下。
【请根据我本周的工作记录，帮我整理出“本周主要工作”部分的内容。】
3. 明确计划与目标导向。
在制定计划时，DeepSeek可以根据岗位职责和目标，协助生成有逻辑、有重点的任务安排，使计划更具可执行性。示例提问如下。
【请参考本周工作总结生成下周的计划，分点列出，语言简洁、突出重点。】
【请以下关键词编写下周计划：组织市场分析、编制活动计划、跟踪项目执行。】
借助结构化的模型协作方式，不仅能高效完成周总结计划，还能保证逻辑清晰、格式规范、重点突出，提升汇报与沟通的质量。
图4-12：使用DeepSeek设计的周总结计划表
会议纪要
会议纪要是对会议内容的客观记录与整理，旨在准确传达会议讨论的核心要点、决策事项及后续行动计划。会议纪要的写作要点是信息完整、记录准确、结构清晰、格式规范。借助DeepSeek辅助整理会议纪要，可以快速构建框架、提炼要点、确保记录准确完整。
1. 构建纪要框架。DeepSeek可根据会议主题、时间、参与人员和议程，快速生成符合规范的会议纪要结构。
示例提问如下：【请根据以下信息生成一份会议纪要的框架，包含会议基本信息、主要讨论内容、决议事项、后续任务分工：时间9月10日，地点行政楼201，主持人周老师，议题为“大创项目推进方案”，参会人员课题组成员。】，DeepSeek生成如下的会议纪要框架。我们可以在框架基础上手工补充内容，也可以继续要求DeepSeek整理和完善内容。
会议纪要框架
一、会议基本信息
会议主题：大创项目推进方案讨论会
会议时间：2025年9月10日
会议地点：行政楼201会议室
主持人：周老师
参会人员：课题组成员（名单可附后）
记录人：XXX
二、讨论内容（示例）
1. 项目当前进展汇报...
2. 现存问题分析...
3. 下一步计划讨论...
三、决议事项（示例）
1. 明确项目下一阶段的核心任务与时间节点...
2. 确定资源调配方案...
3. 通过修改后的技术路线图...
四、后续任务分工
备注：
记录人：_________
日期：2025年9月10日
2. 整理和补充会议纪要各部分内容。
提供简要的会议记录或要点，DeepSeek可以将零散记录整合为逻辑清晰的段落，并补充必要的衔接说明。
示例提问如下。【请参考如下讨论要点，整理为“讨论内容”，补充到会议纪要框架中】，DeepSeek就在会议纪要框架中完成“讨论内容”部分，如图4-13所示。按照这样的方式，就可以分步骤完成会议纪要的撰写。
图4-13：使用DeepSeek设计的周总结计划表
3. 提炼结论与任务分配。
根据原始记录，DeepSeek可以归纳会议结论，明确后续任务与责任人。示例提问如下。
【请根据以下会议决议，生成“决议事项”与“后续任务”部分。】
4. 多版本输出。
针对不同需求，DeepSeek可以输出正式版和简要版的会议纪要，正式版本用于签批存档，简要版相当于简报，用于快速内部传阅。
【请将这份会议纪要改写为200字以内的简报，通过微信群发。】
通过与DeepSeek高效协作，可以快速完成会议纪要的写作，使会议信息的传递与落实高效有序。
电子邮件
电子邮件常用于工作汇报、业务沟通、事务协调、资料发送等多种场景，写作要求主题明确、信息准确、内容简洁、语言得体。使用DeepSeek辅助撰写电子邮件，可以采用结构化和分步骤的方式，快速构建框架、充实内容、优化措辞，确保信息传达高效得体。
1. 构建邮件框架。
DeepSeek可以根据邮件的主题、收件人、目的与背景，生成符合商务沟通规范的邮件结构（包括称呼、正文、结尾及署名）。示例提问如下，DeepSeek输出如图4-14所示。
【请帮我写一封主题为“课题进度汇报”的邮件，收件人为周老师，内容需包括工作内容、阶段成果、存在问题与后续计划，语气正式。】
图4-14：使用DeepSeek撰写邮件的框架
2. 整理与充实邮件内容。
按照生成的邮件框架，逐步提供各部分的要点，DeepSeek可以将其转化为逻辑清晰、表述准确的邮件正文，并适当优化语气和行文顺序。示例如下。
【以下是“工作内容”部分的要点，请帮我整理为正式内容，补充到邮件中：1、完成预处理程序的编程和调试，2、完成第一阶段的测试，3、测试结果正常，但有时存在通信延迟。】
DeepSeek生成的结果如下。
周老师，您好！
现就课题[课题名称/编号]的研究进展向您汇报如下：
一、工作内容
1. 已完成预处理程序的编程和调试工作，程序运行稳定；
2. 顺利完成第一阶段的系统测试工作；
3. 测试结果显示系统功能正常，但在高频数据传输时偶发通信延迟现象。
...
3. 优化语气与表达。
根据收件人身份和邮件目的，DeepSeek能调整语气的正式程度与礼貌表达，避免过于生硬或冗长，同时确保措辞符合专业沟通习惯。示例提问如下。
【这封邮件要发给客户领导，请调整为尊敬、礼貌的商务语气。】
【请将以下邮件翻译为德语，要求格式正式、使用尊称，符合德国商务邮件格式。】
通过“结构化撰写 + 内容充实 + 优化表达”的方式，不仅能节省时间提高效率，还能有效提升邮件的表达质量与沟通效果，使信息传递更高效、专业与精准。
办公场景类应用文写作的核心在于信息传递精准、格式规范，既要让内容一目了然，又要符合职场沟通的习惯与规范。DeepSeek能够从标准化格式生成、优化措辞与逻辑、校对细节与排版等方面提供全流程的辅助，帮助你高效地完成日常办公文稿，提高职场沟通与书面表达的专业素养。
本章小结
本章围绕阅读与写作的全过程，展示了DeepSeek如何帮助我们理解复杂文本、完成写作任务，人机协同可以大幅提升思维效率与表达能力。但需要特别强调的是，写作的主体始终是个人。模型可以提供灵感与润色，但无法替代作者的原创思考与价值判断，人的思想和创造力才是作品的灵魂。
在下一章中，我们将把视野从文字拓展到更广阔的多模态场景，探索如何跨越文字边界，在图像、声音等多模态信息中发挥强大作用。
往期回顾：
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