文：谢月老师来源：拓知教育最近学生们陆续入学，很多学生要脱离中介开始跟学校联系沟通些具体事项，发现很多学生对英文邮件写作都不是太自信，不知道从何下手，写完了不知是否准确。英文邮件写作对于留学生来说是一件必备的基础技能，虽然在之前的行前培训里已经跟大家讲过，想来讲座上的内容很多听过也就记不清楚了，所以抽时间梳理了一下英文邮件写作里的重点，以文字的形式提供给大家，方便同学们随时参考。 关于学术英文邮件里高频出现的缩写：FW：Forward的缩写，表示这封邮件是转发出来的，常见在邮件标题里RE：Reply的缩写，表示此封邮件是回复的CC：Carbon copy的缩写，表示抄送的意思DOB：Date of Birth的缩写，出生日期FYI：For your reference的缩写，供你参考ASAP：As soon as possible的缩写，越快越好，尽快学术邮件是比较正式专业的沟通方式，并不是用来聊天交友的，在发学术邮件的时候，尽量不要用缩写，除非你跟对方比较熟悉了，这些缩写才可以适当使用。 邮件标题：学校每天会收到大量邮件，为了方便学校快速找到你的邮件并解决问题，题目一定要简洁，有点类似邮件内容的关键词提取，在给校方写邮件时建议都加上自己的名字，学号，以及你写邮件的目的。类似Urgent，感叹号！这样的，大家一定要慎用，国外老师是会比较注重这些基本的礼节的，除非你真的赶deadline或者事情真的非常紧急的情况，不然这些字样会给老师留下不好的印象。举例1：你想发邮件询问关于某个专业的申请事宜，这时候通常还没入学，标题可以是：Inquiry about application deadline of Program MSc Accounting and Finance program举例2：你想发邮件询问uncon offer的进度，标题可以是：Name + Application ID + Major + Uncon offer request举例3：你想发邮件问授课老师问题，标题可以是：Name + Student ID + Subject name + Question 邮件称呼：跟不太熟的老师第一次写邮件，一定要用Dear + 老师的全名，如果不知道全名就Dear Sir或者Dear Madam，不要想着为了显示亲切用Hi XX，一般建议等老师回复语气轻松，跟你回复的称谓是Hi XX之后，可以在回复邮件时再用Hi XX。当然除了授课老师，同学们可能还经常需要跟student center，IT service，Accommodation center之类的行政部门打交道，因为不知道确切的对接人，称呼的时候可以是Dear Sir / Madam或者是Dear officer或者是To whom it may concern都可以，在收到邮件回复的时候，大家留心一下回复老师的落款名字，再回复的时候就可以直接称呼老师的名字了，男性就可以回复Mr. XX,女性的话建议Ms.，这个是不论对方结婚与否都可以用的，避免用Miss. 或者Mrs. 这种指向性强但你并不确定对方的婚姻状态的称呼。 邮件主体：主体基本可以分为三个部分，第一个部分介绍你自己是谁，第二个部分阐明你写邮件的目的，第三部分收尾。Part 1：开头介绍以上面截图为例，直接告知名字，chinese student这个部分可有可无，然后告诉学校自己的身份目前是收到某专业有条件录取的offer holder，再告知自己的申请ID，基本有这些信息，学校就很容易在系统里检索到学生的详细情况了。当然在某些具体的情况下，可能还需要你加上自己的出生日期或者护照号或者其他的一些基本信息，这个就需要大家根据情况来提供了，但一般来说名字+学号是必不可少的。如果是回复别人的邮件，开头第一句最好还要加上Thanks for your e-mail之类的。 Part2：具体事宜介绍完了就建议大家直奔主题，告诉你写邮件的目的了，这一点跟中文写作有很大区别，我见过很多学生给学校写邮件的时候，比如想让老师帮忙查看申请进度，或者想问老师宿舍能不能调，先写一段讲自己等录取等多心焦，吃不下饭，担心没学上，担心这个宿舍住的不好影响学习等等，描述了很多自己的心路历程，希望获得老师的同情分然后好尽快解决问题，最后再来一句能不能请老师帮忙干什么什么之类的。其实非常没必要，查申请，解决宿舍问题，邮箱问题这些都是老师们的本职工作，这样的写法会让国外老师非常不习惯不理解，而且他们每天处理很多邮件，看到这种大段大段的陈述会很不耐烦，因为这大大加大了他们的工作量，要找很久才能看到你想干什么。其实只要简单明了的写清楚，能处理的他们会处理，处理不了的他们会告诉你要找其他哪个部门处理。如果是问询一些事情，比如询问注册流程，可以写I am writing to inquiry about the registration process, would you please send me some guidelines?  如果是请求帮忙，也可以写I would really appreciate it if you can help me XXXX?或者问某些事情是否可以，可以写I am wondering would it be possibel XXXX?这一部分就是尽量用简洁的话把情况阐释清楚就可以了。如果你的问题比较多，就分行把每一个问题表达清楚，可以适当借用其他颜色的字体来突出主体。避免所有东西挤到一个段落里。 Part3：收尾部分收尾部分一般是要表示感谢的，比如Thanks for your help，looking forward to hearing from you或者to your reply.，当然熟悉了之后一般就写个Many thanks就可以了。如果是邮件里添加的有附件，一定要写上please find the attachment或者For your reference，I upload the attachement of XXX. 如果是学校需要你发送一些材料信息什么的，可以在后面再加上一句should you need anything else please let me know之类的。 邮件落款：落款一般就是Kind regards，或者Best wishes，熟悉了之后可以写Cheers，Regards都可以然后加上名字，这两个内容分开两行写，名字不用纠结是先名后姓还是先姓后名，这个不影响的，如果是跟对方已经比较熟了，可以只落个名字也没问题。大家入学以后，通常都可以拿到自己的学校邮箱了，建议大家可以在邮箱管理里给自己做一个落款签名，这样比较正式，以下图为例： 第一行一般写名字和title，或者title第二行，然后联系方式邮箱地址，因为我这个是工作邮箱，所以后面有备注工作时间，作为学生的话大家的落款签名可以参照以下因素：中英文姓名专业名称所在院系手机号码E-mail地址 其他的注意事项：1. 刚开始学习写邮件，写完后检查下没有语法错误，意思表达清晰就好了，不需要很复杂的句型和花招，收到院校回复时也可以看看老师们的表达方式，一般学校态度都还是比较好的，大家多写多练几封就好啦2. 国外老师基本都是邮件沟通，不太喜欢给私人的联系方式，大家一定记得绑定到手机每天查收回复邮件，及时处理3. 也要注意下垃圾箱里的邮件，偶尔也有重要的邮件被分到垃圾邮件里了 以上就是关于写英文邮件的内容啦，如果还有其他特殊情况，欢迎小伙伴们留言询问，正确的发邮件是大家留学甚至以后职场工作中基本技能之一，一封好的邮件在对方那里就是你的好的形象代表，但大家也不用过于担心，相信这个小小的技能大家仔细看完全文就都可以轻松掌握啦。